小規模事業者におすすめのオフィスとは？初期費用から考える選択肢
folder費用・料金
事業を始める際、「オフィスを借りたいけれど、できるだけ初期費用を抑えたい」と考える方もいるのではないでしょうか。オフィスを利用する場合、月々の賃料だけでなく、契約時に必要となる費用や、家具・設備を準備するための費用など、さまざまな費用がかかります。また、オフィスの種類によって、初期費用や毎月の固定費、利用できる設備なども異なります。
この記事では、オフィスを利用する際にかかる費用を整理したうえで、オフィスの種類ごとの費用の特徴を紹介します。
1．オフィスにはどんな費用がかかる？初期費用と固定費を整理
オフィスにかかる費用は、大きく分けると、契約時などにまとまって発生する「初期費用」と、利用を続ける間に毎月発生する「固定費」があります。オフィスを検討するときは、どちらか一方だけを見るのではなく、両方を確認することが大切です。
初期費用
オフィスを契約して利用を始めるまでに必要となる費用です。
- 敷金・保証金
- 礼金
- 仲介手数料
- 内装工事費
- 家具・備品
- 通信環境の整備費
- 契約時に必要なその他の費用
毎月の固定費
オフィスを利用している間、継続的に発生する費用です。
- 賃料・利用料
- 共益費・管理費
- インターネット利用料
- その他の月額サービス料
2．オフィスの種類によって費用はどう変わる？
オフィスには、一般的な賃貸オフィスだけでなく、レンタルオフィスやバーチャルオフィス、コワーキングスペースなど、さまざまな種類があります。それぞれ必要となる費用や利用できるサービスが異なるため、費用面でのメリット・デメリットにも違いがあります。
賃貸オフィス
賃貸オフィスは、事務所として利用するための部屋を借りる形態です。
契約時の費用や、利用開始までの準備にかかる費用が比較的大きくなりやすいことが特徴です。
◆メリット
- 長期的に利用する場合、必要なスペースを確保しながら利用できる
- 自社で必要な設備を選べるため、不要なサービスに費用をかけずに済む場合がある
◆デメリット
- 契約時にまとまった初期費用が必要になる場合がある
- 内装や家具、通信環境などの準備費用が発生する場合がある
- 毎月の賃料などの固定費が継続してかかる
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、仕事をするための個室や専用スペースを借りて利用する形態です。
仕事に必要な設備が用意されているサービスもあり、オフィスを一から準備する場合と比べて、
利用開始までの費用を抑えられる場合があります。
◆メリット
- 内装や家具、通信環境などを一から準備する費用を抑えられる場合がある
- 必要な広さのスペースを借りることで、不要なスペースへの費用を抑えやすい
- 一般的な賃貸オフィスと比べて、利用開始までの準備費用を抑えられる場合がある
◆デメリット
- 月額利用料などの固定費がかかる
- 利用する設備やサービスによって追加料金が発生する場合がある
- 長期間利用する場合は、月額料金の総額を考える必要がある
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、実際に仕事をする部屋ではなく、事業用の住所や郵便物の受け取りなど、オフィスに必要な機能の一部を利用するサービスです。実際の仕事場を必要としない事業者が利用しやすい形態です。
◆メリット
- 実際のオフィスを借りる場合と比べて、初期費用を抑えやすい
- オフィスの賃料など、仕事場にかかる固定費を抑えやすい
- 必要な機能だけを利用することで、オフィス全体を借りる費用を抑えられる
デメリット
- 郵便物の転送など、利用するサービスによって追加料金がかかる場合がある
- 実際の執務スペースが必要になった場合、別途コワーキングスペースや会議室などの費用が発生する
- 利用するサービスが増えると、月額料金が高くなる場合がある
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、複数の利用者が仕事をするスペースを共有して利用する形態です。
利用頻度に応じて料金プランを選べるサービスもあり、必要なときだけ仕事場を利用したい場合にも適しています。
◆メリット
- 専用オフィスを借りる場合と比べて、初期費用を抑えやすい
- 家具やインターネット環境などを自分で準備する費用を抑えられる
- 利用頻度に応じたプランを選べる場合がある
◆デメリット
- 月額制の場合、利用頻度が低くても固定費が発生する
- 利用回数や時間に応じて料金が発生するプランでは、利用頻度が高いと費用が増える場合がある
- 会議室などを利用する場合、追加料金が必要になることがある
自宅
自宅を仕事場として利用する方法です。新たにオフィスを契約する必要がないため、仕事場にかかる新たな費用を抑えやすいことが特徴です。
◆メリット
- オフィスの契約にかかる初期費用が基本的に不要
- オフィスの賃料などの固定費を抑えやすい
- 必要な設備だけを自分で用意できる
◆デメリット
- 仕事用の机やパソコンなどを新たに購入する場合がある
- 通信環境などの費用が発生する場合がある
- 対面での打ち合わせなどに別の場所を利用する場合、その都度費用が発生する
| 種類 | 初期費用 | 固定費 | 主な設備 |
| 賃貸オフィス | 敷金・保証金、礼金、仲介手数料、内装工事費、家具・備品、通信環境の整備費など | 賃料、共益費・管理費など | 物件によって異なる。 家具・インターネット環境などを自分で準備する場合がある |
| レンタルオフィス | 契約時の利用料、保証金など。 サービスによって異なる | 月額利用料、共益費、オプションサービス料など | デスク・椅子、インターネット環境などが用意されている場合がある |
| バーチャルオフィス | 入会金、初期登録料など。サービスによって異なる | 月額利用料、郵便物の受取・転送などのオプション料金 | 事業用住所、郵便物の受け取りなど。実際の執務スペースは基本的にない |
| コワーキングスペース | 入会金、初期登録料など。サービスによって異なる | 月額利用料、利用回数に応じた料金、オプション料金など | デスク、Wi-Fiなど。 サービスによって会議室などが利用できる場合がある |
| 自宅 | 新たなオフィス契約費用は基本的に不要。仕事用の机・パソコンなどの準備費用が必要になる場合がある | 通信費などが発生する場合がある | 机、パソコン、通信環境などを自分で用意する場合がある |
3．オフィス選びの考え方
3-1 契約時の費用を抑えたい場合
候補：レンタルオフィス、コワーキングスペース、バーチャルオフィスなど
レンタルオフィスやコワーキングスペースでは、一般的な賃貸オフィスと比べて、敷金・保証金や内装工事費などの負担を抑えられる場合があり、オフィスを利用するための準備費用を抑えやすくなります。
また、バーチャルオフィスは実際の執務スペースを借りず、事業用住所や郵便物の受け取りなど必要な機能だけを利用するため、実際に仕事をするスペースが必要ない場合には、契約時の費用を抑えやすい選択肢です。
3-2固定費を抑えたい場合
候補：自宅、バーチャルオフィス、コワーキングスペースなど
自宅を仕事場として利用できる場合は、新たにオフィスの賃料を負担する必要がないため、固定費を抑えやすくなります。
また、バーチャルオフィスは実際の執務スペースを借りないため、一般的なオフィスと比べて月額費用を抑えやすい選択肢です。
コワーキングスペースについても、月額制だけでなく、利用回数や時間に応じたプランが用意されている場合があります。出社頻度が少ない場合は、利用状況に合ったプランを選ぶことで、毎月の費用を抑えられる可能性があります。
3-3設備費用を抑えたい場合
候補：レンタルオフィス、コワーキングスペース
レンタルオフィスでは、デスク・椅子やインターネット環境などが用意されている場合があり、自分で設備をそろえる負担を抑えやすくなります。
コワーキングスペースも、デスクやWi-Fiなどが整備されている施設が多く、仕事を始めるために必要な設備を一から用意する必要がありません。このように、家具や通信環境などを一から用意する必要がないオフィスを選ぶことで、設備費用を抑えやすくなります。
4．まとめ
オフィスを選ぶ際は、契約時にかかる費用だけでなく、毎月の固定費や設備を整えるための費用まで含めて考えることが大切です。
初期費用を抑えやすいオフィスでも、利用方法によっては毎月の費用が大きくなる場合があります。一方で、契約時にある程度の費用がかかっても、必要な設備やスペースを確保でき、長期的に利用しやすい場合もあります。
契約時・毎月・設備のそれぞれでどの程度の費用がかかるのかを確認し、必要な費用と抑えたい費用を整理したうえで、自分に合ったオフィスを選ぶことが重要です。