レンタルオフィスおすすめ100選

会社を設立すると、営業や商品・サービスの提供だけでなく、経理、税務、労務、契約管理など、さまざまな事務作業が発生します。
こうした会社運営を支える業務は「バックオフィス業務」と呼ばれます。起業直後は売上を作ることに意識が向きやすい一方で、バックオフィスの管理が後回しになると、請求漏れや経費の管理ミス、手続きの期限忘れなどにつながる可能性があります。
そこで今回は、会社設立後に必要となる主なバックオフィス業務と、起業初期に整えておきたい管理体制について解説します。

バックオフィス業務とは？

バックオフィスとは、営業や販売など、顧客と直接関わる業務を支える会社内部の業務を指します。

代表的なものには、次のような業務があります。

• 経理・会計
• 税務
• 労務・給与管理
• 契約書の管理
• 請求書・領収書の管理
• 法務関連の手続き
• 備品・社内設備の管理

会社の規模が小さいうちは、代表者がこれらの業務を兼任するケースも少なくありません。
しかし、事業が成長すると管理する情報や手続きも増えていきます。そのため、会社設立後の早い段階から基本的な管理方法を決めておくことが大切です。

まず整えたい「経理・会計」の仕組み

会社設立後、特に重要なのが経理・会計の管理です。
会社のお金の流れを正確に把握できるよう、事業用の銀行口座やクレジットカードを用意し、プライベートのお金と分けて管理しましょう。

また、次のような書類も整理して保管します。

• 請求書
• 領収書
• レシート
• 経費の明細
• 売上に関する資料
• 契約書

会計ソフトを利用すれば、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込んで、日々の仕訳を効率化できる場合があります。
「確定申告や決算の時期にまとめて整理する」のではなく、日常的に記録する習慣を作っておくと、後から作業が集中するのを防ぎやすくなります。

請求・入金管理も忘れずに

売上が発生したら、請求書を発行して終わりではありません。
「いつ請求したのか」「いくら請求したのか」「いつ入金される予定なのか」「実際に入金されたか」まで管理する必要があります。
特に取引先が増えると、請求漏れや入金確認の漏れが起こりやすくなります。
請求書を発行したら、請求日、支払期日、金額、入金状況などを一覧で管理する方法もあります。
請求から入金までの流れを最初に決めておくことで、売上の管理もしやすくなります。

税務関係の手続きを管理する

会社設立後には、税務に関するさまざまな手続きがあります。
法人設立に関する届出のほか、青色申告に関する手続きなど、提出期限が設定されているものもあります。
また、事業を行っていく中では、法人税や消費税などの税務申告・納税も必要になります。
「何をいつまでに提出するのか」を一覧にしておくと、手続きの漏れを防ぎやすくなります。
税務については専門的な知識が必要になる場合もあるため、必要に応じて税理士などの専門家に相談するのも一つの方法です。

従業員を雇うなら労務管理も必要

従業員を採用すると、給与計算や勤怠管理、社会保険、労働保険などの業務も発生します。

例えば、

• 勤怠時間の管理
• 給与計算
• 給与明細の発行
• 社会保険の手続き
• 労働保険の手続き
• 年末調整

などがあります。
従業員が増えるほど管理する情報も増えるため、給与計算や勤怠管理のシステムを導入するなど、効率的に管理できる方法を検討しましょう。
一人会社の場合でも、役員報酬などに関する手続きがあるため、「従業員がいないから労務管理は必要ない」と考えず、必要な手続きを確認することが大切です。

契約書や重要書類を整理する

会社を運営していると、取引先との契約書や業務委託契約書、見積書など、さまざまな書類が発生します。
これらをその都度保管するだけではなく、後から必要な書類をすぐに確認できる状態にしておくことが重要です。例えば、
「取引先名」「契約日」「契約期間」「更新時期」
などを一覧で管理しておけば、契約更新のタイミングなども確認しやすくなります。
紙の書類だけでなく、電子データについても保存場所やファイル名のルールを決めておくと管理しやすくなります。

会社のお金と個人のお金を分ける

起業直後にありがちな問題の一つが、会社のお金と個人のお金が混ざってしまうことです。
例えば、会社の経費を個人のクレジットカードで支払ったり、事業に必要なものを個人のお金で購入したりすると、後から整理する際に手間がかかります。
法人の場合は、会社名義の銀行口座やクレジットカードを用意し、できるだけ会社のお金と個人のお金を分けて管理しましょう。
経理処理が分かりやすくなるだけでなく、会社の資金状況も把握しやすくなります。

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バックオフィスを効率化する方法

バックオフィス業務は、すべてを手作業で行う必要はありません。
会計ソフト、請求書発行システム、勤怠管理システム、オンラインストレージなどを活用することで、作業を効率化できる場合があります。
また、業務ごとに「いつ・誰が・何をするのか」を決めておくことも重要です。

例えば、

毎週：請求・入金状況を確認
毎月：経費・売上・給与を確認
必要な時期：税務・社会保険関係の手続きを確認

というように、定期的な業務をルール化しておくと、やるべきことを忘れにくくなります。

すべてを自分で抱え込まない

起業直後は、営業、経理、総務、労務などを代表者一人で行うこともあります。
しかし、事業が成長すると、バックオフィス業務にかかる時間も増えていきます。
そのため、会計や税務については税理士、社会保険や労務については社会保険労務士など、必要に応じて専門家に相談することも検討しましょう。
また、定型的な作業はツールを導入したり、外部サービスを利用したりすることで、事業の中心となる営業やサービス提供に時間を使いやすくなります。

起業初期から管理しやすい環境を作ろう

バックオフィス業務は、売上を直接生み出す仕事ではありません。しかし、会社を安定して運営するためには欠かせない業務です。
会社設立直後は業務量が少なくても、取引先や従業員が増えると、経理や契約、労務などの管理も複雑になっていきます。

だからこそ、起業初期の段階で、

• 会社のお金と個人のお金を分ける
• 会計・経費を記録する
• 請求・入金を管理する
• 契約書や重要書類を整理する
• 税務・労務の期限を管理する
• 必要に応じてツールや専門家を活用する

といった基本的な仕組みを整えておくことが大切です。
事業を成長させるためには、営業や集客だけでなく、それを支えるバックオフィスの環境づくりも欠かせません。会社の規模や事業内容に合わせて、無理なく続けられる管理体制を少しずつ整えていきましょう。