レンタルオフィスおすすめ100選

オンライン会議が一般的になり、取引先との打ち合わせや社内ミーティングをパソコン越しに行う機会が増えました。移動時間がかからず、場所を選ばずに参加できるオンライン会議は、小規模事業者にとっても便利な方法です。
一方で、すべての打ち合わせをオンラインだけで完結できるとは限りません。初めて会う取引先との商談、重要な契約の打ち合わせ、複数人での相談などでは、対面で話すほうが進めやすい場合もあります。
そのようなときに活用できるのが、レンタルオフィスやコワーキングスペースなどに用意されている会議室です。
ここでは、オンライン会議と対面での打ち合わせを使い分けながら、会議室を活用するメリットについて紹介します。

◆オンライン会議が便利でも対面が必要な場面がある

オンライン会議には、さまざまなメリットがあります。
遠方の相手とも打ち合わせができ、移動時間や交通費を抑えられます。また、短時間の確認や定例ミーティングなどにも向いています。
一方で、画面越しでは資料を一緒に確認しながら細かな相談をすることが難しいケースもあります。例えば、新しいサービスについて詳しく説明するときや、契約前に相手の要望をじっくり聞きたいときなどは、対面で話すことが適している場合があります。
重要なのは、オンラインと対面のどちらか一方に限定するのではなく、打ち合わせの目的に合わせて使い分けることです。

◆会議室を利用するメリット

1．落ち着いて話せる場所を確保できる

自宅やカフェなどで仕事をしている場合、来客との打ち合わせ場所を毎回考える必要があります。特に仕事の話では、周囲の音や人の目が気になってしまいます。
会議室を利用すれば、打ち合わせのためのスペースをあらかじめ確保できます。必要なときだけ利用できるタイプであれば、普段は固定のオフィスを持たず、対面での打ち合わせがあるときだけ会議室を使うという方法も可能です。

2．資料を見ながら話しやすい

対面での打ち合わせでは、資料やパソコン画面を一緒に確認しながら話を進められます。サービス内容の説明や企画の相談など、複数の資料を見ながら進める打ち合わせでは、同じ場所で資料を確認できることが便利です。
ホワイトボードが設置されている会議室であれば、図を書いたり、アイデアを整理したりすることもできます。

3．初対面の相手とも話しやすい

初めて会う取引先や協業先との打ち合わせでは、オンラインよりも対面のほうが話を進めやすいと感じるケースもあります。実際に顔を合わせることで、画面越しでは伝わりにくい細かなニュアンスを確認しながら話せることがあります。もちろん、オンラインが適しているケースもあるため、相手との距離や打ち合わせの内容を考えて選ぶことが大切です。

4．自宅と仕事を分けられる

自宅を仕事場としている人にとって、来客対応は一つの課題になります。
会議室を利用すれば、自宅とは別の場所で取引先と打ち合わせができます。仕事とプライベートの空間を分けたい場合にも、必要なときだけ会議室を利用する方法は選択肢の一つになります。

5．複数人での打ち合わせにも対応しやすい

参加者が増えると、オンライン会議では画面の切り替えや音声などを気にしながら進める必要があります。
一方、会議室なら複数人が同じ場所に集まり、資料を広げながら話し合うことができます。プロジェクトの打ち合わせや商談、面談など、人数や目的に合わせて会議室の広さを選ぶと、より使いやすくなります。

◆レンタルオフィス・コワーキングスペースの活用

対面での打ち合わせのために、必ずしも専用のオフィスを借りる必要があるとは限りません。例えば、普段は自宅やコワーキングスペースで仕事をして、取引先との商談や打ち合わせ、面談など、来客があるときだけ会議室を利用する方法があります。この方法なら、普段の仕事に必要なスペースと、対面での打ち合わせに必要なスペースを分けて考えることができます。
レンタルオフィスやコワーキングスペースの中には、月額プランの利用者が会議室を別途利用できる施設や、時間単位で会議室を利用できる施設もあります。また、会議室の広さや設備も施設によって異なります。1～2人での商談に適した小規模な個室から、複数人で利用できる会議室まで用意されている場合があります。モニターやホワイトボード、Wi-Fiなど、打ち合わせに必要な設備が整っているかも確認しておくと安心です。
「普段は一人で仕事をしているけれど、定期的に取引先と会う」「オンライン中心だが、重要な打ち合わせでは対面で話したい」といった場合にも、必要なときだけ会議室を利用する方法は選択肢の一つです。
利用料金や予約方法、利用できる時間、設備などは施設によって異なるため、契約前に確認しておきましょう。

◆オンラインと対面を上手に使い分ける

オンライン会議は、便利な仕事の方法の一つです。一方で、すべての打ち合わせをオンラインにする必要もありません。
例えば、簡単な確認や定例会議はオンライン、初回の商談や重要な相談は対面というように、目的に応じて使い分ける方法があります。「普段はオンラインで仕事をしているけれど、必要なときだけ対面で会える場所がほしい」という場合には、会議室を利用できるレンタルオフィスやコワーキングスペースも選択肢になります。
仕事のスタイルに合わせて、オンラインと対面、それぞれの良さを取り入れてみてはいかがでしょうか。