会社情報に変更があったときの手続きとは？変更登記の基礎知識
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会社を設立した後、会社名や所在地、役員などに変更が生じることがあります。こうした変更の中には、法務局で「変更登記」を行わなければならないものがあります。
この記事では、変更登記が必要になる主なケースや手続き方法、費用、変更登記を行わなかった場合の注意点について解説します。
1.変更登記とは？
変更登記が必要になるケース
会社を設立すると、商号（会社名）、本店所在地、事業目的、役員など、会社に関する一定の事項が登記されます。
その後、登記されている内容に変更が生じた場合は、法務局に変更登記を申請する必要があります。
ただし、会社に何らかの変更があれば、すべて変更登記が必要になるわけではありません。
変更内容によって、登記が必要かどうか、また必要な手続きや書類が異なります。
また、会社情報を変更した場合、変更登記だけで手続きが完了するとは限りません。
変更内容によっては、税務署、都道府県税事務所、市区町村、年金事務所、金融機関などへの届出や変更手続きが必要になる場合があります。
変更登記を行う期限
会社の登記事項に変更が生じた場合は、原則として、登記の事由が発生したときから2週間以内に変更登記を申請する必要があります。
例えば、株式会社での役員変更の場合は、単純に「株主総会を開催した日」ではなく、変更内容に応じて登記の事由が発生した日を基準に期限を判断します。
2.変更登記が必要になる主なケース
2-1会社名（商号）を変更した
会社名を変更する場合、商号変更の登記が必要です。
商号を変更するには、会社の機関決定を行い、定款を変更する必要があります。
2-2本店所在地を変更した
会社の本店を移転した場合、変更登記が必要です。同じ法務局の管轄区域内で移転する場合と、別の管轄区域へ移転する場合では、登記手続きが異なります。特に、管轄が変わる場合は、旧本店所在地と新本店所在地のそれぞれに関係する登記手続きが必要になるため、注意しましょう。
2-3代表取締役や役員が変わった
代表取締役が交代した場合、役員変更の登記が必要です。取締役の就任・退任など、役員に変更があった場合は、変更内容に応じて必要書類を準備して登記申請を行います。また、見落としやすいのが役員の「重任」です。取締役が任期満了後に再び選任された場合、実質的に同じ人が続けて役員を務めるケースでも、変更登記が必要です。
2-4事業目的を変更した
新しい事業を始めるなど、会社の事業目的を変更する場合、定款の変更と変更登記が必要です。これまで行っていなかった事業を新たに始める場合は、その事業が現在の定款に記載された目的に含まれているか確認しておくことが大切です。
2-5資本金を変更した
増資などによって資本金の額が変わった場合も、変更登記が必要です。資本金の変更には、変更内容に応じて、会社内部での決議などの手続きが必要になります。
そのほか変更内容が登記対象か分からない場合は、法務局や司法書士などに確認するとよいでしょう。
3.変更登記の手続き方法
3-1どこで手続きする？
変更登記は、会社の本店所在地を管轄する法務局（登記所）に申請します。
本店を移転して管轄の法務局が変わる場合は、通常の役員変更などとは手続きが異なるため、事前に移転先の管轄内外を確認しておくと安心です。
また、変更登記の申請方法には、法務局の窓口へ提出する方法のほか、郵送やオンラインによる方法もあります。
3-2 必要な書類
必要書類は変更する内容によって異なります。主な変更について、必要となる書類は次のとおりです。
| 変更内容 | 主な必要書類 |
| 商号変更 | 変更登記申請書、株主総会議事録、株主リストなど |
| 本店移転 | 本店移転登記申請書、株主総会議事録・取締役会議事録など |
| 代表取締役・役員変更 | 役員変更登記申請書、株主総会議事録、就任承諾書、辞任届など |
| 事業目的変更 | 変更登記申請書、株主総会議事録、株主リストなど |
| 資本金変更 | 変更登記申請書、株主総会議事録、払込みがあったことを証する書面など |
ただし、同じ変更でも会社の機関設計や変更方法などによって必要な書類が異なる場合があります。
実際に申請する際は、法務局の最新の様式・記載例を確認しましょう。
3-3 登録免許税
変更登記には、原則として登録免許税がかかります。ただし、金額は変更する内容によって異なります。複数の変更を同時に行う場合には、申請方法や登録免許税の計算にも注意が必要です。しかし、一定の条件を満たせば、複数の変更事項を1通の申請書でまとめて申請できる場合もあります。
4.変更登記をしないとどうなる？
期限を過ぎた場合の「過料」
期限までに変更登記を行わなかった場合でも、期限を過ぎたことだけを理由に登記申請ができなくなるわけではありません。ただし、登記を怠った場合には、会社の代表者に過料が科される可能性があります。
登記簿と実際の会社情報が異なることによる影響
変更登記をしないままにしておくと、法務局に登録されている情報と、実際の会社の状況が一致しない状態になります。取引先や金融機関などが登記簿を確認した場合、現在の会社情報と異なる情報が表示されることになります。
5.まとめ
会社を設立した後、商号や本店所在地、役員、事業目的、資本金などに変更があった場合は、変更内容に応じて変更登記が必要になります。変更登記には原則として2週間以内という期限があるため、会社情報に変更が生じたら、必要な手続きを早めに確認することが大切です。変更登記を行わないままにすると、過料が科される可能性があるほか、登記簿上の情報と実際の会社情報が異なる状態になってしまいます。会社情報に変更があったときは、「登記が必要か」「いつまでに手続きするのか」を確認し、忘れずに対応しましょう。